Sommerens regnstormer rammet mange hardt, inkludert meg. Da vannet trakk seg tilbake, sto jeg igjen med ødelagte verdier og en forsikringsprosess bundet til Excel. Klipping og liming mellom regneark, utallige e-poster, og tapte versjoner gjorde opplevelsen enda mer traumatiserende.
Hvorfor er forsikringsbransjen så avhengig av Excel? Mangel på alternativer, mangel på evner, eller bare "slik vi alltid har gjort det"? For meg (og oss i Oschlo), som elsker å jobbe med å automatisere prosesser, var det helt åpenbart at her er det rom for effektivisering og forenkling. Og det var nettopp det den fremoverlente gjengen i Kraft Forsikringsmegling AS også oppdaget. De jaktet ikke bare på bedre vilkår for sine kunder, men også på muligheter for å effektivisere sin egen arbeidsflyt.
Regneark på regneark
For forsikringsmeglerne i Kraft Forsikringsmegling er regneark en viktig del av verktøykassen når de jobber for å bedre vilkårene for kundenes forsikringer. Fra hovedkontoret sitt i Sandnes megler selskapet forsikringer til bedrifter og privatkunder over hele landet.
Og akkurat som Kraft Forsikringsmegling jakter på bedre vilkår for sine kunder så jakter de også på muligheter for å effektivisere sin egen arbeidsflyt slik at de på den måten både kan gi bedre service til kundene, kan ta på seg flere kundeoppdrag og samtidig drive mer lønnsomt.
Kundereisen i Kraft Forsikringsmegling starter gjerne enten med et møte eller at en kunde tar kontakt via nettsidene og før Kraft Forsikringsmegling kan starte prosessen med å undersøke om kunden kan få bedre forsikringsvilkår må en meglerfullmakt signeres. Deretter starter kartleggingen av eksiterende forsikringsdekning og deretter sendes porteføljen ut på anbud blant forsikringsselskapene.
Tidligere var denne kundereisen en relativt manuell prosess som gjerne kunne ta noen dager å gjennomføre. Spesielt prosessen med signering av meglerfullmakt innebar mye manuell jobb ettersom fullmakten skulle settes opp, lagres som pdf, lastes opp i en ekstern signeringsløsning og deretter signeres av begge parter før signert pdf lagres fra epost til kundemappen.
Hvordan kunne vi på enkleste vis forenkle denne prosessen og samtidig ta forsikringsmeglerne raskere til målet?
Nocode to the rescue
I samarbeid med Oschlo kom Kraft Forsikringsmegling frem til at svaret lå i tre nocode verktøy - Airtable, Jotform og Zapier.
Airtable
Airtable er et verktøy som gjør det enkelt for alle å samarbeide om felles data. På mange måter kan man tenke på Airtable som en database hvor det å bygge verktøy og arbeidsflyter på dataene kommer ut av boksen.
For Kraft Forsikringsmegling kunne Airtable fungere som en kundedatabase der all data om hele kundeporteføljen er samlet, noe som gir milevis bedre oversikt enn en myriade av ulike regneark i ulike kundemapper. I tillegg er Airtable svært lett å integrere med andre tjenester og det er dermed veldig fleksibelt å både hente og sende informasjon til og fra databasen. Og som en bonus har man også muligheten til å kalkulere, sette opp funksjoner og lage relasjoner mellom data som gjør data mer levende og anvendbar for brukerne.
Jotform
Jotform er et veldig kraft verktøy for å lage ulike skjema på nett. Ikke bare er skjemaene svært fleksible, men de har en rekke tilleggstjenester man kan benytte seg av. Blant annet har de en digital signeringsløsning og en pdf generator som gjorde at vi enkelt kunne generere en meglerfullmakt allerede ved første kundekontakt og dermed barberte vekk så og si alt det manuelle arbeidet knyttet til meglerfullmakten.
Zapier
Zapier er kort fortalt en tjeneste som knytter sammen verktøy som gjerne ikke har direkte integrasjoner. I tillegg er det et hav av funksjoner i Zapier som gjør automatisering av prosesser svært kraftige og fleksible. I vårt tilfelle håndterer Zapier flyten av data mellom Jotform og Airtable, samt at den sørger for at data renses og ikke dupliseres. I tillegg sørger Zapier for at de signerte meglerfullmaktene også lagres i kundedatabasen slik at all informasjon om kunden er tilgjengelig på samme sted i Airtable.
Videreutvikling
Det fine med dette oppsettet er at dette kan utvides i flere retninger. Når kundedata er samlet i en felles database kan neste steg være å automatisere prosessen med innhenting av tilbud fra forsikringsselskapene. Man kan også se for seg muligheten for å lage en kundeportal hvor kunden selv kan få den totale oversikten over sine forsikringer på tvers av forsikringsselskapene. Og ikke minst kan Kraft Forsikringsmegling nå bruke mer tid der det er viktigst - å bistå kundene i å få bedre betingelser på sine forsikringer.
Automatisér du også!
Dersom du også ser potensial i å effektivisere og automatisere manuelle prosesser i din bedrift så står vi i Oschlo klare for å hjelpe deg. Hvert minutt spart på interne prosesser er ekstremt verdifulle og bidrar sterkt til bedriftens lønnsomhet. Ta kontakt med oss vi hjelper deg med å bli supereffektiv!
